Adjoint(e) de direction - S425

Adjoint(e) de direction - S425

Principales fonctions : Sous la supervision du chef de la direction, le rôle de l’adjoint(e) de direction consiste à assurer la circulation de l’information au sein de l’entreprise. Il/Elle met à profit son sens de l’organisation et ses compétences pour apporter un soutien administratif à l’équipe de direction, au département d’estimation et aux projets. Il/Elle est responsable de réaliser les tâches de secrétariat et celles relatives aux demandes lors de soumissions. Il/Elle doit faire la rédaction de divers documents à la demande du supérieur et des collègues. Plus spécifiquement :

Bureau

- Répondre aux demandes des membres de la direction
- Superviser la tâche de l’adjointe administrative




- Rédiger le compte-rendu des réunions du Comité de direction
- Offrir un support administratif à différents départements
- Classer, archiver et informatiser des documents relatifs aux soumissions et aux contrats
- Tenir à jour différentes listes et/ou registres
- Tenir à jour et attribuer les numéros de contrats
- Documenter et mettre à jour les dossiers de qualification sur différentes plateformes de gestion
- Effectuer le paiement des renouvellements pour RBQ et Cognibox
- Acheminer les cautionnements de licence auprès de la RBQ
- Tenir une petite caisse
- Effectuer les dépôts bancaires
- Effectuer la création de publipostage
- Faire la correction des différents documents interne, dont le journal trimestriel de l’entreprise

En période de soumission

- Commander et télécharger les documents de soumission
- Voir à l’exactitude des documents reçus et/ou téléchargés
- Créer les dossiers de soumissions sur SharePoint
- Création de groupes de distribution pour diffusion de l’information
- Documenter et préparer le formulaire de soumission à déposer




- Faire des copies des documents de soumissions aux membres de l’équipe travaillant sur le projet
- Tenir à jour les addendas
- Commander les cautionnements de soumissions
- Voir à la conformité du dépôt des soumissions
- Organiser le transport pour aller porter une soumission si nécessaire
- S’assurer des conformités ISO dans les dossiers de soumissions
- Former et donner du support aux nouvelles adjointes administratives des autres divisions

Support pour les chantiers

- Créer les projets sur SharePoint
- Commander les cautionnements et les certificats d’assurance des projets
- Acheminer les documents exigés par le Donneur d’ouvrage

Exigences :

- Détenir un diplôme d’études professionnelle en secrétariat ou l’équivalent
- Expérience dans le domaine de la construction (un atout)




- 5 ans d’expériences dans un poste similaire
- Maîtrise de la Suites Offices
- Excellentes connaissances du français
- Connaissance de l’anglais (un atout)
- Habilité avec Office 365
- Facilité à travailler sur différentes plateformes

Profil de la personne recherchée :

- Sens de l’initiative
- Entregent
- Débrouillardise
- Autonome
- Rapidité d’exécution
- Capacité à travailler sous-pression
- Gestion des priorités

Conditions de travail :

- Poste permanent / temps plein
- Emploi à Saguenay
- Gamme complète d’avantages sociaux
- Gym privé accessible à Saguenay pour les employés
- Club social
- Conciliation travail-vie personnelle

The original job offer can be found in Kit Job:
https://www.kitjob.ca/job/90265253/adjointe-direction-s425-saguenay/?utm_source=html