23 Jan
University of Ottawa Students' Union
Ottawa
Poste : Assistant·e exécutif·tive, recherche et éducation Heures de travail : 35 heures/semaine (temps plein), en personne Date de début du contrat temporaire : Janvier, 2025 Date de fin du contrat temporaire : 3 mars, 2026 Salaire : 46 863,59 $ Sous la responsabilité du/de la : Centre des droits étudiants Bilinguisme (français et anglais) : Exigé Connaissance des médias sociaux et de Canva, sens des relations humaines, exposition à la diversité, compétences administratives : Essentielles Description du poste
L’assistant·e exécutif·tive, recherche et éducation, contribue aux activités du Centre des droits étudiants en fournissant un soutien administratif,
en élaborant des programmes de formation destinés à la population étudiante et en effectuant des recherches qui font progresser le mandat du Centre et son travail sur les dossiers.
Responsabilités Administration
- Agir en tant que personnel de première ligne pour le Centre, accueillir la clientèle, gérer un système de triage et orienter la clientèle vers le ou la défenseur·seuse des droits étudiants concerné·e, réserver les rendez-vous pour la clientèle et gérer le calendrier du Centre.
- Assurer la liaison avec divers services administratifs de l’Université d’Ottawa, tels que le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.
- Prise de procès-verbaux : Rédiger tous les procès-verbaux des réunions hebdomadaires, réunions avec d’autres bureaux/départements et réunions de tous les services lorsque le ou la directeur·trice du CDÉ ne peut pas y assister.
- Compléter la base de données pour tous les dossiers de la clientèle et veiller à ce que des données actualisées soient disponibles à tout moment.
- Aider aux opérations quotidiennes du Centre,
y compris les commandes de fournitures, la gestion de l’espace physique, la gestion du courrier, etc.
- Représenter le Centre lors des réunions du SÉUO, telles que les réunions de tous les services.
- Effectuer d’autres tâches connexes.
Éducation
- Créer et mettre en œuvre des initiatives éducatives liées à l’expertise du Centre dans le but d’apporter des compétences et/ou des connaissances précieuses à la population étudiante.
- Tenir à jour les comptes de médias sociaux du Centre et s’assurer que le site Web est fonctionnel et à jour.
- Créer des publications pour les médias sociaux (Instagram et Facebook).
- Coordonner et promouvoir la planification de campagnes et d’événements éducatifs tels que la Conférence sur la diversité et l’accessibilité (CDA) et les ateliers « Connaître vos droits ».
- Représenter le Centre à toutes les occasions de sensibilisation, notamment par le biais de stands et de kiosques pendant la Semaine 101.
- Effectuer d’autres tâches connexes.
Recherche
- Effectuer des recherches sur des questions systémiques pertinentes pour le Centre ou à la demande du ou de la directeur·trice.
- Maintenir à jour les connaissances des règlements académiques et administratifs de l’Université d’Ottawa et développer une compréhension pratique des procédures d’appel disponibles pour la population étudiante sur le campus.
- Maintenir à jour les connaissances du système et de la législation de l’Ontario en matière de droits de la personne.
- Rencontrer régulièrement les défenseur·seuse·s des droits étudiants pour bien comprendre les obstacles systémiques rencontrés dans leur travail.
- Assister le ou la directeur·trice dans des projets spéciaux (rapports publics, actions directes, etc.).
- Effectuer d’autres tâches connexes.
Qualifications
- Diplôme d’études de premier cycle dans un domaine connexe;
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en anglais, bilinguisme obligatoire;
- Connaissance du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la législation connexe et des politiques et procédures de l’Université d’Ottawa, un atout important;
- Engagement fort en faveur des droits étudiants et compréhension claire de l’asymétrie de pouvoir à laquelle fait face la population étudiante;
- Expérience en recherche;
- Expérience en création, développement et mise en œuvre d’événements
et/ou de projets spéciaux;
- Expérience en élaboration de campagnes et/ou d’initiatives éducatives, un atout;
- Sensibilisation aux questions d’équité touchant la population étudiante;
- Très bonnes compétences interpersonnelles et attitude professionnelle;
- Souci du détail;
- Initiative et créativité;
- Travail d’équipe;
- Autonomie et capacité à demander de l’aide de manière appropriée et en cas de besoin;
- Capacité à réseauter et à établir des collaborations et partenariats fructueux;
Formation aux techniques d’intervention appliquée en cas de suicide, un atout. Position: Executive Assistant, Research and Education Hours: 35 hours/week (full-time), in-person Contract Start Date: January 2025 Contract End Date: March 3rd, 2026 Wage: $46,863.59 Reporting to: Student Rights Centre Bilingual (French & English languages):
Required Social Media savvy and Canva knowledge, People skills, Diversity exposure, administrative skills: Essential Job Description
The Executive Assistant, Research and Education contributes to the Students Rights Centre’s activities by providing administrative support, elaborating educational programs for students and by completing research that advances the Centre’s mandate and its case work.
Responsibilities Administration
- Act as front-line staff for the Centre, welcome clients, operate a triage system and refer clients to the appropriate Student Rights Advocate, book clients and manage the Centre’s calendar;
- Act as a liaison with various uOttawa administration offices such as the Freedom of Information and Protection of Privacy Office;
- Minute taking: Take all minutes from weekly meetings,
meetings with other offices/departments and All Service Meetings when the SRC Director cannot attend;
- Complete database entry for all client files and ensure up-to-date data is available at all times;
- Assist with day-to-day operations of the Centre including supply orders, managing the physical space, managing mail, etc.;
- Represent the Centre at UOSU meetings such as the All Services Meetings;
- Perform other related duties.
Education
- Create and deliver educational initiatives related to the Centre’s expertise with the goal of providing valuable skills and/or knowledge to the student population;
- Maintain the Centre’s social media accounts and ensure the website is functional and up-to-date;
- Create posts for social media (Instagram and Facebook);
- Coordinate and market the planning of educational campaigns and events such as the Diversity and Accessibility Conference (DAC) and the Know Your Rights Workshops;
- Represent the Centre at all outreach opportunities such as tabling/kiosk during 101 Week;
- Perform other related duties.
Research
- Conduct research into systemic issues relevant to the Centre or as requested by SRC director;
- Maintain up-to-date knowledge of the University of Ottawa academic and administrative regulations and develop a workable understanding of the appeals processes available to students on campus;
- Maintain up-to-date knowledge of the Ontario Human Rights system and legislation;
- Meet with Student Advocates on a regular basis to ensure familiarity with systemic barriers presented through case work;
- Assist the Director on special projects such as public reports, direct action etc.;
- Perform other related duties.
Qualifications
- Undergraduate studies diploma in a related field;
- Excellent written and oral communication skills in French and English, bilingualism is a requirement;
- Knowledge of the Ontario Human Rights Code, related legislation and University of Ottawa policies and procedures an important asset;
- Strong commitment to student rights and a clear understanding of the asymmetry of power facing university students;
- Experience conducting research;
- Experience with event and/or special project creation, development and implementation;
- Experience developing campaigns and/or educational initiatives an asset;
- Awareness of equity issues affecting university students;
- Very strong interpersonal skills and ability to demonstrate a professional attitude;
- Ability to show attention to detail;
- Ability to demonstrate initiative and creativity;
- Ability to work in a team environment;
- Ability to work independently and consult appropriately when needed;
- Ability to network and establish fruitful collaborations and partnerships; Applied Suicide Intervention Skills Training an asset.
- Knowledge of the UOSU, its services, clubs, associations and activities is an asset.
Bilingualism is a mandatory criterion. Please note that the interview will be held in both English & French.
UOSU strives to be an inclusive organization, and we are committed to developing a team that reflects the diversity of the community to which we belong to and provide for. We highly encourage Black, Indigenous, Persons of Color, 2SLGBTQ+ individuals, and persons with disabilities to apply to our positions. If you feel that you might not fit all the criteria, please still apply, we highly value the lived experience and situated knowledge of candidates. Preference will be given to candidates with personal or professional experience with equity-seeking communities.
If you require accommodation during the interview process, please advise us when contacted.
Impress this employer describing Your skills and abilities, fill out the form below and leave Your personal touch in the presentation letter.