[BJG844] - Adjoint(e) de direction

[BJG844] - Adjoint(e) de direction

Principales fonctions : Sous la supervision du chef de la direction, le rôle de l’adjoint(e) de direction consiste à assurer la circulation de l’information au sein de l’entreprise. Il/Elle met à profit son sens de l’organisation et ses compétences pour apporter un soutien administratif à l’équipe de direction, au département d’estimation et aux projets. Il/Elle est responsable de réaliser les tâches de secrétariat et celles relatives aux demandes lors de soumissions. Il/Elle doit faire la rédaction de divers documents à la demande du supérieur et des collègues. Plus spécifiquement :

Bureau

Répondre aux demandes des membres de la direction

Superviser la tâche de l’adjointe administrative





Rédiger le compte-rendu des réunions du Comité de direction

Offrir un support administratif à différents départements

Classer, archiver et informatiser des documents relatifs aux soumissions et aux contrats

Tenir à jour différentes listes et/ou registres

Tenir à jour et attribuer les numéros de contrats

Documenter et mettre à jour les dossiers de qualification sur différentes plateformes de gestion

Effectuer le paiement des renouvellements pour RBQ et Cognibox

Acheminer les cautionnements de licence auprès de la RBQ

Tenir une petite caisse

Effectuer les dépôts bancaires

Effectuer la création de publipostage

Faire la correction des différents documents interne, dont le journal trimestriel de l’entreprise

En période de soumission

Commander et télécharger les documents de soumission

Voir à l’exactitude des documents reçus et/ou téléchargés

Créer les dossiers de soumissions sur SharePoint

Création de groupes de distribution pour diffusion de l’information





Documenter et préparer le formulaire de soumission à déposer

Faire des copies des documents de soumissions aux membres de l’équipe travaillant sur le projet

Tenir à jour les addendas

Commander les cautionnements de soumissions

Voir à la conformité du dépôt des soumissions

Organiser le transport pour aller porter une soumission si nécessaire

S’assurer des conformités ISO dans les dossiers de soumissions

Former et donner du support aux nouvelles adjointes administratives des autres divisions

Support pour les chantiers

Créer les projets sur SharePoint

Commander les cautionnements et les certificats d’assurance des projets

Acheminer les documents exigés par le Donneur d’ouvrage

Exigences :

Détenir un diplôme d’études professionnelle en secrétariat ou l’équivalent

Expérience dans le domaine de la construction (un atout)





5 ans d’expériences dans un poste similaire

Maîtrise de la Suites Offices

Excellentes connaissances du français

Connaissance de l’anglais (un atout)

Habilité avec Office 365

Facilité à travailler sur différentes plateformes

Profil de la personne recherchée :

Sens de l’initiative

Entregent

Débrouillardise

Autonome

Rapidité d’exécution

Capacité à travailler sous-pression

Gestion des priorités

Conditions de travail :

Poste permanent / temps plein

Emploi à Saguenay

Gamme complète d’avantages sociaux

Gym privé accessible à Saguenay pour les employés

Club social

Conciliation travail-vie personnelle

The original job offer can be found in Kit Job:
https://www.kitjob.ca/job/90306071/bjg844-adjointe-direction-la-baie/?utm_source=html