27 Jan
Ottawa Tourism
Downtown
Overview
Ottawa Tourism’s vision is to be one of Canada’s most visited, sustainable, vibrant, and valued urban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawa’s visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents.
Reporting to the Director, Marketing, the Operations Specialist is a key contributor to the efficiency and effectiveness of the Marketing team at Ottawa Tourism.
This role plays a pivotal part in ensuring the successful coordination and execution of projects, while also providing vital administrative support and operational excellence. The Operations Specialist is responsible for managing team workflows, maintaining calendars and resources, tracking budgets and key documents, and improving processes to enhance collaboration and productivity. By fostering team enablement and acting as a central point of contact for cross-departmental coordination, the Operations Specialist directly supports the achievement of the team’s strategic objectives and contributes to the broader organizational mission.
This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with some ability for all employees to work remotely. In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process.
Key Competencies
- Ability to maintain complex schedules,
prioritize overlapping tasks, and ensure deadlines are consistently met.
- Keen ability to track, save, and update documents accurately and maintain precise records of budgets and forecasts.
- Demonstrates initiative in identifying potential issues before they escalate and helping to identify solutions.
- Professional-level communication and analysis skills
- Strong ability to prioritize, manage projects, and think strategically
Primary Areas of Responsibility
1.Project Coordination:
- Maintain a comprehensive view of the team’s projects and timelines to prevent overlaps and missed deadlines.
- Develop and manage workflows, ensuring projects move efficiently from initiation to completion.
- Coordinate and schedule team meetings, including preparing agendas and recording minutes.
2. Administrative Support:
- Track, organize,
and save key documents for the department, including contracts, reports, and project plans.
- Update and manage budgets, forecasts, and related reports in collaboration with the finance team.
- Provide assistant support to the Director, Marketing and other senior leaders as needed.
3. Calendar and Resource Management:
- Manage calendars for key team members, scheduling meetings, and resolving scheduling conflicts.
- Oversee resource allocation to ensure team members have the tools and information required to succeed.
4. Operational Excellence:
- Assist in identifying opportunities to improve team processes and tools, contributing to a more efficient operation.
- Serve as the point of contact for cross-departmental coordination on administrative and project-related needs.
5. Team Enablement:
- Maintain a collaborative environment by supporting team communication and addressing administrative roadblocks.
- Develop systems for tracking and sharing team wins, metrics, and progress reports.
Desired Qualifications
- Post-secondary degree or diploma in marketing, advertising, business administration or related field up-to-date knowledge of key marketing concepts, trends, and practices
- 3 years of marketing or related experience
- Proven experience in project coordination, executive assistance, or administrative support roles.
- Superior project management skills–organizational abilities, attention to detail & follow-through is key
- Excellent verbal and written communication skills
- Proactive, able to take initiative
- Able to work collaboratively in a team environment
- Willingness to occasionally work outside of regular office hours and to travel as necessary
Assets
- Fully bilingual in both of Canada’s official languages, both written and verbal.
- Previous experience working in tourism, hospitality, or destination management/marketing.
The Hiring Process
1. Initial Phone Screen
2. In-Depth Interview
3. Peer Interview
4. Reference checks
5. Offer
Please note this is a one-year contract position with an anticipated end date of April 2026.
Land Acknowledgement
Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia
Diversity, Equity & Inclusion Statement
We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities.
We foster a diverse, equitable and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all. To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diploma in Project Management, with Honours), while excluding the name or location of the school.
Accessibility Statement
All applications will be considered as long as the applicant can demonstrate that they meet the essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you.
DEADLINE TO APPLY: Wednesday February 5th at 12pm
Aperçu
La vision de Tourisme Ottawa est d’être l’une des destinations urbaines les plus visitées, les plus durables, les plus dynamiques et les plus appréciées au Canada, et d’être l’autorité touristique en ce qui a trait aux décisions clés liées au développement économique et général de la ville d’Ottawa.
La mission de Tourisme Ottawa est de commercialiser et de vendre Ottawa en tant que destination de loisirs et d’affaires attrayante et de diriger ou de participer à des initiatives qui améliorent l’expérience des visiteurs d’Ottawa. Nous contribuons aux objectifs plus larges de développement économique de la Ville et à la réussite des parties prenantes et, ce faisant, nous enrichissons la qualité de vie de tous les résidents d’Ottawa.
Relevant du directeur, Marketing, le spécialiste des opérations est un contributeur clé à l’efficacité de l’équipe de marketing de Tourisme Ottawa. Le titulaire du poste joue un rôle essentiel pour assurer la réussite de la coordination et de l’exécution des projets, tout en fournissant un soutien administratif et en assurant l’excellence opérationnelle. Le spécialiste des opérations est responsable de la gestion des flux de travail de l’équipe, de la tenue à jour des calendriers et des ressources, du suivi des budgets et des documents clés, et de l’amélioration des processus pour accroître la collaboration et la productivité. En favorisant le renforcement de l’équipe et en agissant comme point de contact central pour la coordination interministérielle, le spécialiste des opérations soutient directement la réalisation des objectifs stratégiques de l’équipe et contribue à la mission globale de l’organisation.
Ce poste est basé dans les bureaux de Tourisme Ottawa, dans le magnifique centre-ville d’Ottawa. Tourisme Ottawa utilise un modèle de travail hybride, qui permet à tous les membres du personnel de travailler occasionnellement à distance. Dans certains cas, les personnes titulaires de certains postes sont tenues de maintenir une présence physique au bureau. Ces détails seront abordés dans le cadre du processus de recrutement.
Compétences clés
- Capacité à gérer des calendriers complexes, à hiérarchiser les tâches qui se chevauchent et à veiller à ce que les délais soient toujours respectés.
- Capacité à suivre, à sauvegarder et à mettre à jour les documents avec précision, et à tenir des registres précis des budgets et des prévisions.
- Faire preuve d’initiative pour cerner les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent et en aidant à trouver des solutions.
- Compétences en communication et en analyse de niveau professionnel
- Forte capacité à établir des priorités, à gérer des projets et à réfléchir de manière stratégique
Principaux domaines de responsabilité
1.Coordination de projet :
- Maintenir une vue d’ensemble des projets et des échéanciers de l’équipe afin d’éviter les chevauchements et les dépassements de délais.
- Développer et gérer les flux de travail, en veillant à ce que les projets se déroulent efficacement de leur lancement à leur achèvement.
- Coordonner et planifier les réunions d’équipe, y compris la préparation des ordres du jour et l’enregistrement des procès-verbaux.
2. Soutien administratif :
- Suivre, organiser et sauvegarder les documents clés pour le service, y compris les contrats, les rapports et les plans de projet.
- Mettre à jour et gérer les budgets, les prévisions et les rapports connexes en collaboration avec l’équipe des finances.
- Fournir un soutien au directeur, Marketing, et à d’autres cadres supérieurs, au besoin.
3. Gestion des calendriers et des ressources :
- Gérer les calendriers pour les membres clés de l’équipe, planifier les réunions et résoudre les conflits de planification.
- Superviser l’affectation des ressources pour s’assurer que les membres de l’équipe disposent des outils et des renseignements nécessaires pour réussir.
4. Excellence opérationnelle :
- Aider à déterminer les possibilités d’améliorer les processus et les outils de l’équipe, contribuant ainsi à un fonctionnement plus efficace.
- Servir de point de contact pour la coordination interministérielle en ce qui concerne les besoins administratifs et ceux liés aux projets.
5. Renforcement de l’équipe :
- Maintenir un environnement de collaboration en soutenant la communication de l’équipe et en s’attaquant aux obstacles administratifs.
- Élaborer des systèmes de suivi et de communication des victoires de l’équipe, des mesures et des rapports d’étape.
Qualifications souhaitées
- Diplôme d’études postsecondaires en marketing, publicité, gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe – connaissance actualisée des concepts, tendances et pratiques clés en matière de marketing.
- Trois ans d’expérience en marketing ou dans un domaine connexe.
- Expérience avérée dans des rôles de coordination de projet, d’assistance à la direction ou de soutien administratif.
- Compétences supérieures en matière de gestion de projets – capacités d’organisation, souci du détail et suivi approfondi sont essentiels.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Être proactif, capable de prendre des initiatives.
- Capacité à travailler en collaboration dans un environnement d’équipe.
- Volonté de travailler occasionnellement en dehors des heures normales de bureau et de voyager selon les besoins
Atouts
- Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles du Canada, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Expérience dans le domaine du tourisme, de l’hôtellerie, ou de la gestion ou du marketing de destination.
Processus d’embauche
1. Présélection téléphonique initiale
2. Entretien approfondi
3. Entretien avec un pair
4. Vérification des références
5. Offre
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste contractuel d'un an dont la date de fin est prévue pour avril 2026.
Reconnaissance des terres
Tourisme Ottawa est situé et travaille sur le territoire traditionnel et non cédé du peuple algonquin Anishinaabe, qui parcourt ces terres et y habite depuis des millénaires.
Déclaration sur la diversité, l’équité et l’inclusion
Nous accordons une grande importance à la diversité de notre personnel, nous prisons l’inclusion, la confiance et l’innovation, et nous encourageons les personnes appartenant à des communautés sous-représentées ou marginalisées à poser leur candidature. Nous favorisons la mise en place d’un organisme diversifié, équitable et inclusif. Nous interagissons avec les communautés autochtones, nous nous soucions de la planète, de notre personnel et de notre secteur, et nous voulons que notre ville soit accessible à tous. À cette fin, nous nous engageons à appliquer un processus d’embauche objectif, exempt de toute discrimination fondée sur tout motif illicite énoncé dans le Code des droits de la personne de l’Ontario. Afin de garantir que le processus de sélection est aussi objectif que possible, les candidats sont invités à envisager de supprimer de leur demande toute information qui pourrait laisser supposer l’âge, le lieu d’origine, l’origine ethnique, le handicap, la race ou tout autre motif de distinction illicite. Par exemple, les candidats peuvent choisir d’inclure le nom et la classification des diplômes décernés (p. ex., diplôme en gestion de projet, avec mention), tout en excluant le nom ou l’emplacement de l’établissement.
Déclaration d’accessibilité
Toutes les candidatures seront examinées dans la mesure où le candidat peut démontrer qu’il possède les qualifications essentielles décrites dans l’annonce d’emploi. En outre, si vous souhaitez demander des mesures d’adaptation supplémentaires fondées sur l’un des motifs de distinction illicites énoncés dans le Code, nous serons heureux de vous aider.
DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Le mercredi 5 février à 12h
Impress this employer describing Your skills and abilities, fill out the form below and leave Your personal touch in the presentation letter.