02 Feb
Children's Hospital of Eastern Ontario Research Institute
Ottawa
Compensation Pay Range:
$0.00-$0.00
Summary:
JOB DESCRIPTION
Posting # - RI-25-007
Posting Period – January 28 to February 11, 2025
POSITION:Research Coordinator
Neurology
TERM: Full Time, 1.0 FTE, 1-year contract with possibility of renewal
SALARY: Will commensurate with skills and experience
REPORTS TO: Dr. Hugh McMillan
Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory.
The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for a full-time (1.0 FTE) Research Coordinator.
We are seeking a highly motivated Research Coordinator to support various clinical research activities, including data entry, patient visits, and research documentation. The successful candidate will assist with daily operations of clinical trials, including scheduling, inventory management, and maintaining trial-related supplies.
Key responsibilities will include supporting REB submissions, preparing materials for patient visits, and tracking progress throughout the trial. The Research Coordinator will also contribute to financial tasks, such as monitoring budgets, processing invoices, and ensuring expenses align with allocated funds. This role will involve close collaboration with the research team to ensure all clinical trial activities comply with protocol requirements and regulatory standards.
MAIN RESPONSIBILITIES
Under the general supervision of Dr. Hugh McMillan, the Research Coordinator will:
- Assist with data entry and ensure accurate and timely completion of research documentation and paperwork.
- Support patient visits by preparing necessary materials, coordinating schedules, and assisting with patient interactions during clinical trials.
- Aid in preparing and submitting Research Ethics Board (REB) submissions and related paperwork, ensuring compliance with ethical guidelines.
- Help create and maintain research schedules for team members, patients, and appointments, ensuring adherence to clinical trial timelines.
- Manage inventory, maintain stock, and place orders for clinical trial materials, medications, and supplies as needed.
- Support day-to-day operations of the research team to ensure smooth workflow and adherence to clinical trial protocols.
- Assist with recruitment and screening of potential trial participants, ensuring they meet eligibility criteria.
- Monitor and document patient progress throughout the trial, including recording adverse events and ensuring timely reporting.
- Support the collection and organization of clinical trial data, ensuring accuracy and confidentiality.
- Ensure all clinical trial procedures are conducted in compliance with regulatory guidelines, Good Clinical Practice (GCP), and protocol requirements.
- Support budget management by tracking expenses related to the clinical trial, ensuring that spending aligns with the allocated budget.
- Assist with processing invoices, reviewing financial documentation, and ensuring payments are made in a timely manner.
- Assist in preparing financial reports for sponsors or funding agencies, providing updates on expenses and remaining budget allocation.
- Provide overall administrative assistance to the research team
QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES
- University undergraduate degree and minimum 2 years relevant experience (Essential)
- GCP, ICH, Health Canada Division 5 certifications (Essential)
- Understanding of research design,
guidelines and standards governing clinical research (Essential)
- Understanding of the Personal Health Information Protection Act (Essential)
- Excellent computer skills, including advanced knowledge of research related software (Excel, PowerPoint, Outlook, literature search engines, Reference Manager or equivalent) (Essential)
- Outstanding organizational, accountability and time management skills (Essential)
- Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential)
- Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment (Essential)
- Excellent written and verbal communication skills (Essential)
- Excellent inter-personnel skills (Essential)
- Bilingualism (English/French) is an asset (Preferred)
- Knowledge and practice of statistical software, including SPSS and REDCap (Preferred)
WORKING CONDITIONS
- Clinic setting work within hospital; exposure to children and parents and/or caregivers.
- Able to be flexible with working hours in order to meet deadlines and facilitate patient visits.
- Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multi-task.
- Able to work under tight deadlines.
- Able to share information in an effective and collaborative manner.
- Able to be creative, challenge and demonstrate initiative to generate improvements.
- Able to work on site full time.
OTHER REQUIREMENTS
- Eligible to work in Canada;
- Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
- Police Record Check.
TO APPLY
Please send a complete CV and cover letter to CV and cover letter to [email protected].
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at [email protected].
The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities,
Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.
Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE POSTE
Numéro d’affichage – RI‑25‑007
Période d’affichage – du 28 janvier au 11 février 2025
POSTE : Coordonnatrice ou coordonnateur de la recherche
Neurologie
DURÉE : Temps plein (1,0 ETP); contrat d’un an avec possibilité de renouvellement
SALAIRE : Le salaire sera proportionnel aux compétences et à l’expérience
SUPERVISEUR : Dr Hugh McMillan
L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuits et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.
L’IR du CHEO a immédiatement besoin d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche à temps plein (1,0 ETP).
Nous sommes à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche hautement motivé pour appuyer diverses activités de recherche clinique, notamment l’entrée de données, les consultations de patient.e.s et la consignation de documents de recherche. La personne retenue aidera aux opérations quotidiennes des essais cliniques, notamment l’ordonnancement, la gestion des stocks et la tenue à jour des fournitures liées aux essais. Les principales responsabilités comprendront le soutien aux présentations pour le Comité d’éthique de la recherche (CER), la préparation de documents pour les consultations de patient.e.s et le suivi des progrès tout au long de l’essai. La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche contribuera également aux tâches financières, comme le suivi des budgets, le traitement des factures et l’harmonisation des dépenses avec les fonds alloués. Ce rôle implique une collaboration étroite avec l’équipe de recherche pour s’assurer que toutes les activités d’essais cliniques sont conformes aux exigences du protocole et aux normes réglementaires.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Sous la supervision générale du Dr Hugh McMillan, la coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche exécutera les tâches suivantes :
- Aider à la saisie des données et veiller à ce que les écritures soient effectuées et que les documents de recherche soient remplis avec exactitude et en dans les délais impartis.
- Soutenir les consultations de patient.e.s en préparant le matériel nécessaire, en coordonnant les horaires et en aidant à interagir avec les patient.e.s pendant les essais cliniques.
- Aider à préparer et à soumettre les présentations au CER et les documents connexes, en veillant à ce que les lignes directrices en matière d’éthique soient respectées.
- Aider à créer et à tenir à jour des calendriers de recherche pour les membres de l’équipe, les patient.e.s et les rendez-vous, en veillant au respect des échéanciers de l’essai clinique.
- Assurer la gestion de l’inventaire, tenir à jour les stocks et commander le matériel, les médicaments et les fournitures nécessaires aux essais cliniques.
- Appuyer les opérations quotidiennes de l’équipe de recherche afin d’assurer un flux de travail fluide et le respect des protocoles d’essais cliniques.
- Aider au recrutement et à la sélection des personnes potentiellement participantes à l’essai, en veillant à ce qu’elles répondent aux critères d’admissibilité.
- Surveiller et documenter les progrès des patient.e.s tout au long de l’essai, notamment en consignant les événements indésirables et en produisant des rapports en temps opportun.
- Appuyer la collecte et l’organisation des données d’essais cliniques, en assurant l’exactitude et la confidentialité.
- S’assurer que toutes les procédures d’essais cliniques sont menées conformément aux lignes directrices réglementaires, aux bonnes pratiques cliniques et aux exigences du protocole.
- Appuyer la gestion du budget en assurant le suivi des dépenses liées à l’essai clinique et en veillant à ce que celles-ci correspondent au budget alloué.
- Aider au traitement des factures, examiner les documents financiers et s’assurer que les paiements sont effectués en temps opportun.
- Aider à préparer des rapports financiers pour les commanditaires ou les organismes de financement, en fournissant des mises à jour sur les dépenses et sur la répartition du budget restant.
- Fournir une assistance administrative globale à l’équipe de recherche.
QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Diplôme universitaire de premier cycle et au moins deux ans d’expérience pertinente (essentiel)
- Certifications des Bonnes pratiques cliniques de la Conférence internationale sur l’harmonisation et de la division 5 de Santé Canada (essentiel)
- Compréhension de la conception, des lignes directrices et des normes régissant la recherche clinique (essentiel)
- Compréhension de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (essentiel)
- Excellentes compétences en informatique, notamment une connaissance approfondie des logiciels liés à la recherche (Excel, PowerPoint, Outlook, REDCap, moteurs de recherche documentaire, Reference Manager ou équivalent) (essentiel)
- Excellentes compétences en matière d’organisation, d’imputabilité et de gestion du temps (essentiel)
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et de penser de façon critique (essentiel)
- Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe multidisciplinaire (essentiel)
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (essentiel)
- Excellentes compétences en relations interpersonnelles (essentiel)
- Bilinguisme (anglais et français) (un atout)
- Connaissance et pratique des logiciels statistiques, notamment SPSS et REDCap (un atout)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Travail en milieu clinique à l’hôpital; exposition aux enfants et aux parents ou aux prestataires de soins.
- Capacité de faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les échéances et de contribuer aux consultations de patient.e.s.
- Capacité de travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvementé, et à mener plusieurs tâches de front.
- Capacité de travailler dans des délais serrés.
- Capacité de transmettre de l’information de manière efficace et collaborative.
- Capacité de faire preuve de créativité et d’initiative ainsi que de relever des défis pour générer des améliorations.
- Capacité de travailler sur place à temps plein.
AUTRES EXIGENCES
- Autorisation de travailler au Canada.
- Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID‑19 de l’IR du CHEO.
- Vérification du casier judiciaire.
POUR POSTULER
Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à l’adresse [email protected].
L’IR du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous avons pris l’engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l’ensemble des candidates et candidats qualifiés. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, les candidat.es qui ont besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi peuvent envoyer un courriel à ce sujet aux Ressources humaines à l’adresse [email protected].
L’IR du CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, notamment la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patient.e.s, les familles et les donateur.trices. Nous accordons de l’importance aux perspectives et aux cheminements de carrière diversifiés et non traditionnels, et aux compétences comme la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorités racisées, d’Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identités de genre minoritaires, ainsi que d’autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour collaborer de façon productive auprès de diverses communautés.
L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.
Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidat.es de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.
Impress this employer describing Your skills and abilities, fill out the form below and leave Your personal touch in the presentation letter.